En este artículo
La compra parte del servicio, del menú aprobado y de las cantidades brutas de las fichas técnicas, no de la lista de productos del proveedor. Con esos registros enlazados, el equipo explica por qué cada ingrediente entró en la solicitud y qué cantidad se usó en el cálculo.
El cálculo también separa saldo físico, reserva, pedido aún no recibido y existencias de seguridad. Si esas cifras se suman sin una regla, la compra puede salir con faltantes, con excesos o de una forma que nadie puede revisar después.
La lógica del cálculo
Respuesta directa
Calcule los ingredientes brutos que exige el menú y sume el mismo producto. Descuente solo el inventario disponible y las entregas confirmadas. Añada la seguridad que definió la operación y convierta el resultado en envases de compra.
La ficha técnica une una preparación con sus ingredientes, su rendimiento y la cantidad por ración. El menú indica qué preparaciones se usarán en cada servicio. La demanda indica cuántas raciones hay que atender. Esos tres elementos forman la necesidad bruta.
La cantidad final de compra es distinta de la necesidad bruta. Antes de la solicitud, el equipo debe descontar lo que se puede usar, tener en cuenta las entregas con compromiso real y respetar las restricciones de envase, caducidad, capacidad de almacenamiento y plazo del proveedor.
Qué datos tienen que estar listos
Para que el cálculo dé siempre el mismo resultado, los registros tienen que ser coherentes. El ingrediente necesita una unidad base, la ficha debe indicar si la cantidad es neta o bruta y el rendimiento tiene que tener sentido para la ración adoptada. La demanda debe tener fecha, servicio y Unidad definidos.
En el inventario, la cantidad bloqueada, vencida, reservada o en cuarentena no debe aparecer como disponible. Un pedido abierto tampoco equivale a una entrega confirmada. Esa diferencia tiene que ser visible para quien revisa la sugerencia.
Deslice la tabla para ver todas las columnas.
| Dato | Para qué sirve | Precaución |
|---|---|---|
| Menú aprobado | Defina preparaciones, fechas y servicios | No usar un borrador como demanda confirmada |
| Ficha técnica vigente | Informa el ingrediente y la cantidad por ración | No aplicar el factor de corrección dos veces |
| Cantidad objetivo | Dimensione las raciones del servicio | Separar la previsión del pedido confirmado |
| Inventario disponible | Reduce lo que hay que comprar | Excluir reservas y artículos que no se pueden usar |
| Entregas confirmadas | Reducen la necesidad todavía abierta | Un pedido sin confirmar no es saldo |
| Envase de compra | Convierta la necesidad en unidades comprables | Evaluar exceso, caducidad y almacenamiento |
Fórmulas para calcular la compra
Cuando la ficha guarda la cantidad neta, el factor de corrección puede convertir ese valor en la cantidad bruta necesaria. Si la ficha ya guarda el peso bruto, el factor no debe aplicarse de nuevo. La definición tiene que ser la misma en todas las fichas usadas en la consolidación.
Las existencias de seguridad no deben ser un porcentaje genérico aplicado a cualquier artículo. Pueden variar según el consumo, el plazo de reposición, la previsibilidad, la perecibilidad y la política de la empresa. Si no hay una política definida, es mejor mostrar cero y pedir una decisión que esconder en el cálculo un margen arbitrario.
Factor de corrección = peso bruto / peso neto
Necesidad bruta = suma(cantidad bruta por ración × raciones)
Inventario disponible = saldo utilizable - reservas
Necesidad de compra = máximo(0, necesidad bruta + seguridad - inventario disponible - entregas confirmadas)
Envases = redondear hacia arriba(necesidad de compra / contenido del envase)Paso a paso operativo
La fecha del cálculo depende del calendario de compras y del plazo de los proveedores. Use datos de demanda y de inventario con fecha y hora conocidas. Si la demanda cambia, el equipo tiene que saber si recalcula todo, crea un complemento o registra la diferencia para el próximo ciclo.
- Seleccione la Unidad, el período, los servicios y la versión aprobada del menú.
- Confirme la cantidad objetivo de cada servicio y la participación de cada preparación cuando haya opciones.
- Expanda las fichas técnicas y convierta los ingredientes a sus unidades base.
- Sume el mismo producto entre preparaciones, días y servicios del período calculado.
- Consulte el saldo utilizable, las reservas, los pedidos abiertos y las entregas confirmadas.
- Aplique la política de seguridad identificada para el artículo y el período.
- Convierta la necesidad neta en envases de compra y registre el redondeo.
- Revise caducidad, capacidad de almacenamiento, lote mínimo, plazo y sustituciones antes de solicitar.
Ejemplo numérico con arroz
Una Unidad planifica 500 comidas. La ficha usa 60 gramos de arroz bruto por comida. La necesidad bruta es de 30 kilos. Hay 10 kilos en el saldo, pero 2 están reservados para otro servicio. El inventario disponible es, por tanto, de 8 kilos. Hay una entrega confirmada de 10 kilos y, en este ejemplo, la política de seguridad para el período es cero.
La necesidad de compra es de 12 kilos. El proveedor vende envases de 5 kilos, así que la solicitud necesita tres envases, con un total de 15 kilos. Los 3 kilos sobrantes son una consecuencia explícita del envase, no un error oculto. Antes de aprobar, el equipo verifica si el excedente se puede almacenar y consumir dentro de su caducidad.
500 comidas × 60 g = 30 kg de necesidad bruta
30 kg - 8 kg disponibles - 10 kg confirmados = 12 kg para comprar
12 kg / 5 kg por envase = 2,4
Redondeo: 3 envases, total de 15 kgQué revisar antes de crear el pedido
El cálculo responde cuánto falta según los datos disponibles. No sustituye la evaluación de compras. Un artículo puede exigir un lote mínimo, tener un proveedor con un plazo incompatible o no caber en el espacio de almacenamiento. Sustituir un ingrediente puede alterar el coste, el rendimiento y la aprobación del menú.
Separe el error de registro del cambio real. Un rendimiento no válido, una conversión ausente o una ficha sin componente no deben convertirse en una estimación silenciosa. Un cálculo fiable señala el punto pendiente y deja el artículo fuera de la sugerencia hasta que alguien lo corrija o apruebe una alternativa.
- Caducidad y condición de uso del saldo existente
- Capacidad de almacenamiento de la Unidad
- Plazo y cantidad mínima de cada proveedor
- Envase y conversión a unidad base
- Artículos reservados para otros servicios
- Cambios en el menú posteriores al cálculo
- Componentes sin ficha, rendimiento o participación válidos
Fuentes de esta sección: [5]
Cómo trata MEPO este tema
En MEPO, la necesidad se puede calcular a partir del menú aprobado, las fichas técnicas y la demanda. El cálculo tiene en cuenta el inventario disponible, las reservas, los pedidos abiertos, la política de seguridad y el envase, conserva los orígenes y muestra avisos. El equipo revisa el resultado y crea la solicitud. El sistema no compra automáticamente y no estima componentes sin datos válidos.
Referencias
Las fuentes respaldan los conceptos generales. Las reglas específicas pueden variar según el contrato, el responsable técnico y las normas locales.
- [1]Planejamento de cardápios para a alimentação escolar (planificación de menús para la alimentación escolar en Brasil). FNDE.
- [2]Manual da ferramenta Plan PNAE (manual de la herramienta Plan PNAE, del programa nacional de alimentación escolar de Brasil). FNDE.
- [3]Resolução CFN nº 600/2018. Conselho Federal de Nutrição.
- [4]Ficha Técnica de Preparação: instrumento de qualidade (ficha técnica de preparación: un instrumento de calidad). SciELO.
- [5]RDC nº 216/2004. Anvisa.